Сегодня мы хотим посмотреть уровень автоматизации от базового уровня для старта проектов. На чём это было реализовано и что получилось в итоге. Возьмём "низкоуровневую" автоматизацию, чтобы понять зачем она применяется и что даёт собственнику. Мы регулярно сталкиваемся в проектах с пробелами в понимании целей и выгоды автоматизации и после некоторых инцидентов, к стоимости решений добавляется ещё и стоимость исправления ошибок. Это происходит из-за того, что мы имеем дело с пользователями, которые не обязаны разбираться в инструментах автоматизации, но нуждаются в результатах оптимизации. Без автоматизации не преодолеть естественные ограничения, как невозможно решить проблему дорожных пробок на узких дорогах, при росте потока, конечно. Убрать рутинные и массовые операции, сделать стыковку нужных данных и отслеживание критической информации в оперативном режиме - основные моменты автоматизации.
Мы решили посмотреть что может использовать стартап без дорогих промышленных ERP и CRM.
Мы решили посмотреть что может использовать стартап без дорогих промышленных ERP и CRM.
Ключевые принципы такой автоматизации:
Использование повсеместно доступных инструментов (MS Office, Google Workspace, почтовые клиенты).
Фокус на устранении рутины, а не на управлении всем бизнесом.
Простота и скорость внедрения силами самих сотрудников.
Фокус на устранении рутины, а не на управлении всем бизнесом.
Простота и скорость внедрения силами самих сотрудников.
Какие задачи они выполняли и выполняют?
1. Автоматизация работы с документами и данными
Задача: Сбор, консолидация и первичный анализ данных из разных источников (например, отчеты менеджеров, данные с сайта).
Инструменты: Microsoft Excel / Google Таблицы (макросы, формулы VLOOKUP/ВПР, SUMIF/СУММЕСЛИ, сводные таблицы, Power Query).
Пример: Ежедневно менеджеры присылают на почту отчеты о продажах в Excel. Создается "главный" файл, который с помощью макросов или Power Query автоматически собирает данные из всех вложений в определенной папке, структурирует их и строит сводный отчет для руководителя. Это автоматизировало 2-3 часа ручной работы в день.
Инструменты: Microsoft Excel / Google Таблицы (макросы, формулы VLOOKUP/ВПР, SUMIF/СУММЕСЛИ, сводные таблицы, Power Query).
Пример: Ежедневно менеджеры присылают на почту отчеты о продажах в Excel. Создается "главный" файл, который с помощью макросов или Power Query автоматически собирает данные из всех вложений в определенной папке, структурирует их и строит сводный отчет для руководителя. Это автоматизировало 2-3 часа ручной работы в день.
2. Автоматизация коммуникаций и напоминаний
Задача: Напоминание клиентам о визите, информирование о статусе заказа, массовая рассылка.
Инструменты: Почтовые клиенты (Outlook, Thunderbird) + правила (фильтры) + шаблоны.
Пример:
Инструменты: Почтовые клиенты (Outlook, Thunderbird) + правила (фильтры) + шаблоны.
Пример:
- Автоответчик: Настройка автоматического ответа на письма с определенными заголовками ("Получили ваш заказ, обрабатываем").
- Правила сортировки: Письма от ключевых клиентов автоматически помечаются цветом и перемещаются в отдельную папку.
- Шаблоны писем: Создание заранее написанных ответов на частые вопросы, что экономит время на печатание.
3. Автоматизация планирования и контроля задач
Задача: Создание и отслеживание статуса задач для сотрудников или проектов.
Инструменты: Trello, Asana, Notion, Канбан, ПланФикс, Хаос-Контроль Google Таблицы/Календарь.
Пример: В Trello создается доска для отдела продаж с колонками "Новые лиды", "В работе", "Ждем ответа", "Успешно закрыты". Менеджеры перетаскивают карточки (лиды) между колонками. Автоматически настроены уведомления (например, если карточка слишком долго висит в "Ждем ответа"), напоминания и дедлайны. Это бесплатная или недорогая замена CRM.
Инструменты: Trello, Asana, Notion, Канбан, ПланФикс, Хаос-Контроль Google Таблицы/Календарь.
Пример: В Trello создается доска для отдела продаж с колонками "Новые лиды", "В работе", "Ждем ответа", "Успешно закрыты". Менеджеры перетаскивают карточки (лиды) между колонками. Автоматически настроены уведомления (например, если карточка слишком долго висит в "Ждем ответа"), напоминания и дедлайны. Это бесплатная или недорогая замена CRM.
4. Автоматизация сбора информации (Веб-скрапинг)
Задача: Мониторинг цен конкурентов, сбор контактных данных с публичных источников, отслеживание наличия товаров.
Инструменты: Бесплатные парсеры (например, Instant Data Scraper для Chrome), Power Query в Excel, Google Apps Script.
Пример: Маркетолог ежедневно вручную проверял цены на 5 сайтах конкурентов. С помощью простого парсера он настроил автоматический сбор этих данных в Google Таблицу раз в день. Таблица автоматически выделяла цветом товары, где цена конкурента ниже.
Инструменты: Бесплатные парсеры (например, Instant Data Scraper для Chrome), Power Query в Excel, Google Apps Script.
Пример: Маркетолог ежедневно вручную проверял цены на 5 сайтах конкурентов. С помощью простого парсера он настроил автоматический сбор этих данных в Google Таблицу раз в день. Таблица автоматически выделяла цветом товары, где цена конкурента ниже.
5. Автоматизация внутренних процессов и отчетности
Задача: Согласование заявок (отпусков, закупок), сбор отчетов о рабочем времени.
Инструменты: Google Forms + Google Sheets.
Пример: Сотрудник заполняет форму Google Forms на отпуск. Данные автоматически попадают в Google Таблицу. Руководитель получает уведомление на почту. После согласования он ставит галочку в таблице, и сотрудник автоматически получает письмо с результатом. Вся история заявок хранится в таблице.
Инструменты: Google Forms + Google Sheets.
Пример: Сотрудник заполняет форму Google Forms на отпуск. Данные автоматически попадают в Google Таблицу. Руководитель получает уведомление на почту. После согласования он ставит галочку в таблице, и сотрудник автоматически получает письмо с результатом. Вся история заявок хранится в таблице.
Примеры публичных кейсов*
Хотя компании редко делают пресс-релизы о том, что они "настроили макрос в Excel", такие кейсы часто описываются в тематических блогах, на хабре и в историях успеха самих инструментов.
I Кейс с использованием Google Таблиц и App Script (аналог VBA для Google)
Компания: Часто это стартапы или небольшие консалтинговые агентства.
Задача: Автоматически создавать и отправлять клиентам индивидуальные коммерческие предложения на основе данных из формы.
Решение: Клиент заполняет форму на сайте (Google Forms). Данные попадают в Google Таблицу. Скрипт (Google Apps Script) берет шаблон предложения (Google Docs), подставляет в него данные из новой строки таблицы, сохраняет в PDF и автоматически отправляет на почту клиенту и менеджеру. Весь процесс занимает секунды без участия человека.
Где найти: Блоги по Google Workspace, форумы по Google Apps Script.
Задача: Автоматически создавать и отправлять клиентам индивидуальные коммерческие предложения на основе данных из формы.
Решение: Клиент заполняет форму на сайте (Google Forms). Данные попадают в Google Таблицу. Скрипт (Google Apps Script) берет шаблон предложения (Google Docs), подставляет в него данные из новой строки таблицы, сохраняет в PDF и автоматически отправляет на почту клиенту и менеджеру. Весь процесс занимает секунды без участия человека.
Где найти: Блоги по Google Workspace, форумы по Google Apps Script.
II Кейс с использованием Trello и автоматизаций (инструмент Butler)
Компания: Дизайн-студии, IT-команды.
Задача: Автоматизировать процесс проверки и публикации контента в блоге.
Решение: В Trello создается доска с этапами: "Идея", "В написании", "На проверке", "Готов к публикации", "Опубликован". Настраиваются автоматические правила (Butler):
Задача: Автоматизировать процесс проверки и публикации контента в блоге.
Решение: В Trello создается доска с этапами: "Идея", "В написании", "На проверке", "Готов к публикации", "Опубликован". Настраиваются автоматические правила (Butler):
- Когда карточку перемещают в "На проверке", автоматически добавить ответственного редактора и установить дедлайн на 24 часа.
- Когда карточку помечают меткой "Срочно", изменить цвет карточки и отправить уведомление в Slack.
III Кейс с использованием IFTTT или Zapier для интеграций
Компания: Магазины с небольшим оборотом, фрилансеры.
Задача: Получать уведомление в мессенджер (Telegram) о каждом новом заказе на сайте.
Решение: Настраивается "зап" (Zapier) или "апплет" (IFTTT) по схеме: "Когда приходит новый заказ (например, через Google Forms или простую CMS) -> Отправить сообщение в Telegram-чат владельца". Это заменяет сложную интеграцию CRM с мессенджерами.
Где найти: Блоги Zapier/IFTTT, обсуждения в сообществах e-commerce.
Задача: Получать уведомление в мессенджер (Telegram) о каждом новом заказе на сайте.
Решение: Настраивается "зап" (Zapier) или "апплет" (IFTTT) по схеме: "Когда приходит новый заказ (например, через Google Forms или простую CMS) -> Отправить сообщение в Telegram-чат владельца". Это заменяет сложную интеграцию CRM с мессенджерами.
Где найти: Блоги Zapier/IFTTT, обсуждения в сообществах e-commerce.
*Сторонние организации, не являются нашими клиентами (примечание Magrit Tech Solutions)
Вывод
Да, такая автоматизация не только возможна, но и является мощным инструментом роста.
Ее преимущества:
Ее преимущества:
Низкий порог входа: Не требует согласования бюджета и найма программистов.
Быстрая окупаемость: Результат виден через несколько дней или даже часов.
Гибкость: Процессы можно быстро перестроить под изменяющиеся требования.
Эффект домино: Успешная автоматизация одной маленькой задачи мотивирует команду оптимизировать другие процессы.
Быстрая окупаемость: Результат виден через несколько дней или даже часов.
Гибкость: Процессы можно быстро перестроить под изменяющиеся требования.
Эффект домино: Успешная автоматизация одной маленькой задачи мотивирует команду оптимизировать другие процессы.
Часто именно с такой "легкой" автоматизации начинается цифровая трансформация компании, которая в будущем может обосновать необходимость во "взрослой" CRM или ERP-системе, когда процессы станут слишком сложными для таблиц и почтовых правил.
Ранее мы исследовали исторические предпосылки для изобретений, это позволяет уловить смысл автоматизаций с точки зрения необходимости и ускорения целевых процессов: