Так как трудности с интернетом и планы по добровольному или принудительному ограничению российского бизнеса в части ОС, ПО и ресурсов интернета существуют, - мы решили исследовать возможность выжить в такой ситуации. Для каждого ИТ-руководителя есть задача по спасению бизнеса в его зоне ответственности, на уровне стратегии именуемая "Планом непрерывности бизнеса" (Business Continuity Plan, BCP).
В качестве типовой задачи разберем план действий для условной торгово-производственной компании с оптовыми и розничными клиентами в неближнем Подмосковье.
Разберем подробнее инструкцию по подготовке к сценарию отключения программного обеспечения, интернета и других критических систем.
В качестве типовой задачи разберем план действий для условной торгово-производственной компании с оптовыми и розничными клиентами в неближнем Подмосковье.
Разберем подробнее инструкцию по подготовке к сценарию отключения программного обеспечения, интернета и других критических систем.
Шаг 1: Анализ Рисков и Критически Важных Процессов
Сначала определите, без чего вы не сможете работать и дня.
Сначала определите, без чего вы не сможете работать и дня.
- Критичные процессы:
- Прием заказов от клиентов: Как клиенты будут делать заказы?
- Прием оплаты: Наличные, карты? Что делать, если не работают POS-терминалы?
- Учет товара: Как фиксировать отгрузку со склада? Как проверять остатки?
- Связь с поставщиками и клиентами: Телефоны, мессенджеры, корпоративная и запасная почта.
- Логистика и доставка: Как диспетчеры будут управлять водителями?
- Критичные ресурсы:
- Программное обеспечение (1С, CRM, ERP).
- Интернет и телефония.
- Электроснабжение.
- Данные: Базы данных клиентов, товаров, остатков.
Шаг 2: Создание "Аварийного Чемодана" (Резервные мощности и процедуры)
По каждому пункту из Шага 1 создайте резервный план.
A. Резервирование данных и ИТ-систем
Это основа основ.
B. Резервные процедуры для работы с клиентами и приемки платежей
C. Работа с поставщиками и логистика
Шаг 3: Инструкции и Обучение Персонала
Весь этот план бесполезен, если им не умеют пользоваться.
По каждому пункту из Шага 1 создайте резервный план.
A. Резервирование данных и ИТ-систем
Это основа основ.
- Резервное копирование (Backup):
- Что: Регулярно (ежедневно!) создавайте полные резервные копии всех баз данных (1С, CRM), важных файлов и документов.
- Где: Используйте правило 3-2-1: 3 копии данных, на 2 разных типах носителей (например, жесткий диск + облако), 1 копия — в удаленном месте (офлайн).
- Проверка: Раз в месяц обязательно проверяйте, что резервные копии восстанавливаются! Без проверки бэкапа нет.
- Альтернативный доступ к данным:
- Локальная копия 1С: Если вы работаете в облачной 1С, договоритесь с вашим ИТ-провайдером о развертывании локальной версии 1С на сервере в вашем офисе. Этот сервер можно синхронизировать с облаком, а в случае сбоя работать локально.
- Толстый клиент 1С: Убедитесь, что на ключевых компьютерах (бухгалтерия, склад) установлена версия "толстого клиента", которая может работать с локальной базой.
- Резервный канал связи:
- Интернет: Подключите второго провайдера с использованием другой технологии (например, если основной — оптоволокно, то резервный — 4G/LTE модем с безлимитной сим-картой). Роутер с поддержкой Dual-WAN автоматически переключится на резервный канал.
- Телефония: Настройте переадресацию офисных номеров на мобильные телефоны сотрудников.
B. Резервные процедуры для работы с клиентами и приемки платежей
- Прием заказов:
- Бланки заказов: Заранее распечатайте стопки бланков заказов с полями: "Дата", "Номер заказа", "Клиент", "Телефон", "Адрес доставки", "Товар", "Количество", "Цена", "Сумма".
- Телефоны: Клиенты звонят на мобильные телефоны менеджеров. У менеджеров должны быть распечатанные актуальные прайс-листы.
- Email: Если почта не работает, используйте личные почты или мессенджеры (WhatsApp, Telegram) для получения заказов от корпоративных клиентов.
- Прием оплаты (самый критичный момент!):
- Наличный расчет: Увеличьте лимит наличности в кассе для сдачи. Имейте достаточный запас чековых лент для старых кассовых аппаратов, которые могут работать без интернета (они фискализируют данные позже).
- Безналичный расчет:
- Ручные импринтеры: Приобретите старые "слипперы" — устройства для прокатки пластиковых карт. Вы снимаете оттиск с карты, клиент подписывает чек. Позже, когда системы заработают, вы вводите эти операции в банк-клиент. Важно: заранее договоритесь с вашим банком-эквайером о процедуре обработки таких чеков!
- POS-терминалы с офлайн-режимом: Уточните у вашего банка, поддерживают ли ваши терминалы офлайн-платежи (обычно с лимитом на сумму). Терминал сохранит транзакции в памяти и проведет их, когда связь восстановится.
- Выписка счетов: Для юр. лиц можно выписывать счета на бланках вручную или в Word, а затем отправлять фото по почте/мессенджеру.
- Отгрузка товара и складской учет:
- Товарные накладные (ТОРГ-12): Распечатайте заготовки товарных накладных. Кладовщик будет заполнять их вручную в двух экземплярах.
- Учет остатков: После каждой отгрузки кладовщик делает пометку в распечатанном остатке товаров. В конце дня все данные с накладных и заказов собираются и вручную вносятся в 1С, когда система снова доступна.
- Резервная база товаров: Храните на одном из компьютеров актуальный прайс-лист в Excel с артикулами и текущими остатками. Его можно быстро обновлять вручную.
C. Работа с поставщиками и логистика
- Поставщики: Заранее обменяйтесь с ключевыми поставщиками мобильными телефонами менеджеров по закупкам. Договоритесь, что в случае проблем со связью заказы будут приниматься по телефону/SMS.
- Логистика и водители:
- Маршрутные листы: Диспетчер заранее (с вечера) готовит бумажные маршрутные листы на следующий день.
- Связь с водителями: Только по мобильному телефону. Заранее создайте общий чат в мессенджере для всех водителей и диспетчера.
- Документы для водителя: Водителю на день выдается папка с товарными накладными (выписанными вручную), бланками актов приема-передачи и т.д.
Шаг 3: Инструкции и Обучение Персонала
Весь этот план бесполезен, если им не умеют пользоваться.
- Создайте "Памятку действий при сбое ИТ-систем": Простой документ на 1-2 страницы, где по пунктам расписано, кто и что делает, если отключились 1С, интернет и телефоны.
- Проведите учения: Один раз в квартал устройте "День без интернета". Отключите Wi-Fi в офисе и заставьте всех работать по резервным процедурам. Это лучший способ найти слабые места и научить сотрудников.
Краткий Чек-лист "Что сделать прямо сейчас":
Такой подход превратит вашу компанию из уязвимой в устойчивую. Вы сможете не просто "выжить" во время сбоя, но и продолжить зарабатывать, пока ваши конкуренты будут парализованы.
Вы наверняка сами по опыту или прогнозу знаете стоимость часа/дня/недели простоя как компании вообще, так и отдельно по подразделениям. Накануне начала периода распродаж и гендерных праздников стоит ожидать не столько тотальных сбоев хостинга приложений, сколько перегрузки кого-то из партнёрских операторов в каждой из цепочек. Будет своевременно и актуально снять стресс по первым шагам при сбое, если его предсказать и дав пути выхода из стресса заранее.
Это же мероприятие может помочь сотрудникам детализировать свою работу, избегать их личных накладок, а также планировать и совершенствовать свои компетенции.
- Настроить ежедневное автоматическое резервное копирование 1С и проверить его восстановление.
- Купить и настроить 4G/LTE модем как резервный канал интернета.
- Распечатать пачки бланков: заказы, накладные (ТОРГ-12), счета.
- Распечатать актуальный прайс-лист и остатки для ключевых менеджеров и кладовщика.
- Приобрести ручной импринтер для приема карт и согласовать процедуру с банком.
- Создать общий чат в Telegram/WhatsApp для всех ключевых сотрудников и водителей.
- Составить и раздать всем "Памятку действий при сбое".
Такой подход превратит вашу компанию из уязвимой в устойчивую. Вы сможете не просто "выжить" во время сбоя, но и продолжить зарабатывать, пока ваши конкуренты будут парализованы.
Вы наверняка сами по опыту или прогнозу знаете стоимость часа/дня/недели простоя как компании вообще, так и отдельно по подразделениям. Накануне начала периода распродаж и гендерных праздников стоит ожидать не столько тотальных сбоев хостинга приложений, сколько перегрузки кого-то из партнёрских операторов в каждой из цепочек. Будет своевременно и актуально снять стресс по первым шагам при сбое, если его предсказать и дав пути выхода из стресса заранее.
Это же мероприятие может помочь сотрудникам детализировать свою работу, избегать их личных накладок, а также планировать и совершенствовать свои компетенции.